ניהול פרויקט מחייב תכנון ובקרה קפדניים של השלבים השונים החל משלב הגיית הרעיון הראשוני, דרך אפיון הפרויקט וקביעת אבני הדרך בהפקתו. לאחר מכן, כל פרויקט עובר מספר פעילויות עד שהוא מוגדר כפרויקט גמור שהסתיים. ניהול הפרויקט מחייב בקרה קפדנית של זמנים ותקציב. הדבר נכון בתחומים רבים כמו: פיתוח תוכנה, פרויקט בנייה ותשתיות או פרויקט יזמות. על מנת לבצע ניהול יעיל ונכון של כל משימה ומשימה משתמשים פעמים רבות בתוכנת פריוריטי ERP.
תכנון הפרויקט עובר לכף היד
אם בעבר היה ניתן לבצע תכנון מסודר של כל שלב בפרויקט, לתכנן עלויות, שעות ייצור וחומרי גלם ולוודא כי הפרויקט עומד בלוח הזמנים רק באמצעות המחשב, היום המשימה הרבה יותר קלה. באמצעות אפליקציה לניהול פרויקטים ניתן לראות ולעדכן בכל רגע את משימות הפרויקט. כל אחד מהעובדים ומקבלני המשנה יכול לעדכן את הנתונים הרלוונטיים בתוכנה וכך מנהלי הפרויקט יכולים לזכות למבט על, לראות את כל הדו"חות במהירות ובקלות ולבצע שינויים בעת הצורך.
מדוע חשוב להיות עם יד על הדופק בביצוע פרויקטים?
לפעמים, אפשר לגלות כי יש צוואר בקבוק בפרויקט כאשר אחד השלבים לא מתקדם במהירות הרצויה. ניתן להקצות משאבים כמו כוח אדם, תקציבים או חומרי גלם על מנת לזרז את הפרויקט. בנוסף, אם הפרויקט מבוצע עבור לקוח חיצוני, ניתן לעדכן את הפעילויות או המשימות ולשנות את לוח הזמנים של השלבים הבאים בהמשך.
בדרך כלל מבצעים את הפעולות הללו באמצעות תוכנות כמו פריוריטי. היתרון של האפליקציה הוא התממשקות מלאה לכל המודולים של תוכנת פריוריטי על מנת לבצע את העדכון בצורה מיטבית. כעת, אפשר להיפרד לשלום מהאקסלים המיושנים ולעבור לנהל את כל הפרויקט דרך הטלפון הנייד.
עובדים ביעילות וחוסכים כסף
כאשר מנהלים את הפרויקט באופן יעיל חוסכים כסף במספר דרכים. ראשית, ניתן להקצות את כוח האדם בצורה מתוכננת היטב לאורך כל שלבי הפרויקט עם הגמישות המתאימה כאשר מזהים שהפרויקט מתעכב או דורש משאבים רבים יותר. כך, ניתן להעסיק לכל פרויקט עובדים זמניים או קבלני משנה, להשתמש באאוטסורסינג או לנצל בצורה טובה יותר כל שעה של עובדים קבועים בחברה.
בנוסף, קל יותר לתמחר את הפרויקט עבור לקוחות חיצוניים כאשר יודעים כמה כל חלק ממנו אמור לעלות. מלבד זאת, בחלק מהפרויקטים הדורשים לוגיסטיקה מורכבת ושינוע של חומרי גלם או סחורה מוכנה מאתר אחד לשני – האפליקציה מתממשקת עם תוכנות המלאי והמחסן ומאפשרת לתאם את כל הפעולות.
מקבלים סחורה מספקים ופותחים דרישות והזמנות רכש בנייד
היתרון של אפליקציה לאנשי שטח המותקנת בתוך דקות אחדות על טלפונים חכמים הוא שניתן להפעילה מכל מקום ברחבי העולם. אם אתם עובדים עם סניפים מרוחקים, אתרי בנייה, נמצאים בשטח או יוזמים פרויקטים בהם מספר אתרים במקביל, כל אחד מהעובדים יכול להפעיל את התוכנה בדרכים ובשטח. אין צורך לפתוח את המחשב הנייד או לחפש מקום להתחבר לרשת. האפליקציה המאובטחת מאפשרת להזין את הנתונים במסכים אינטואיטיביים שקל ללמוד ולהכיר וכך לנהל את הפרויקט בצורה מיטבית.
כך למשל מאוד נפוץ שמשתמשים באפליקציה על מנת לדיווח קבלות סחורה מספקים במחסני הפרויקט, מבצעים אישורים של דרישות רכש והזמנות רכש לפרויקט דרך הסמארטפון, או מדווחים על תקלות ובעיות כמו למשל תקלות של "בדק בית" במסירת דירות חדשות בפרויקטי בניה. באפליקציה לניהול פרויקטים ניתן לצלם תמונות מהשטח ולשייך אותן כנספח לפעילויות הפרויקט או לחשבון חלקי של קבלנים. ניתן גם להוסיף חתימת מיקום GPS לכל פעולה.
לסיכום, ניהול פרויקטים הוא תהליך מורכב שיש לבצעו בצורה יעילה על מנת לעמוד בזמנים ולמקסם את הרווחיות שלו. אחת הדרכים הטובות ביותר לעשות זאת היא באמצעות שימוש באפליקציה לטלפון הנייד המציעה מגוון מודולים לכל שלב בפרויקט ומאפשרת לצוות הניהולי לבדוק ולבצע משימות בפרויקט וכן לאפשר אישורים שונים בפרויקט דרך הסמארטפון מבלי צורך לחזור למשרד ובכך לשחרר "צווארי בקבוק" ביעילות ובמהירות, לזרז את לוחות הזמנים ולשפר את הרווחיות של ביצוע הפרויקט.
